Sistem Manajemen Usaha Kerajinan Flanel

Apapun usaha yang kita tekuni sebaiknya dari awal harus ada sistem manajemen sehingga bisnis kita bisa terkontrol dengan baik. Selama ini bisnis yang saya tekuni adalah di bidang fashion, dimana barang jadi saya ambil dari supplier dan stok barangnya mudah dimonitor. Setiap transaksi penjualan dan pembelian dengan mudah bisa saya kontrol walaupun saya serahkan ke karyawan. Sistem kode juga mudah dan jelas.

Namun saat saya sebagai produsen kerajinan flanel, saya sempat bingung untuk menentukan sistem yang terbaik yang bisa saya terapkan dalam bisnis saya ini. Kebingungan saya lebih-lebih dalam hal manajemen stok bahan dan pembukuannya serta menanggulangi pesanan yang masuk.

Kendala yang saya alami, pernah beberapa kali di awal-awal saya memulai usaha kerajinan flanel ini saya kewalahan menerima pesanan yang masuk dalam waktu bersamaan padahal jumlahnya tidak terlalu banyak. Tapi karena masih baru, ya jadilah cukup grogi karena inginnya bisa memuaskan semua pelanggan. Padahal saya tau bahwa proses pengerjaannya tidak mungkin bisa cepat. Pernah juga saya sudah terlanjur menyanggupi pesanan seorang pelanggan ternyata saat saya mau mengerjakan bahannya ada yang kurang...hiks..hiks..:( jadi panik deh karena dikejar deadline). Hal lain tapi penting dan bisa dibilang "nyawa" dari setiap bisnis yaitu menentukan harga jual yang layak dan wajar untuk produk kita. Hmmmm....ini dia, kadang-kadang hasil kreasinya memang terlihat kecil dan sederhana tapi proses pengerjaannya lumayan ribet...pengen dikasih harga 4 digit inget susahnya ngerjain 1 produk tersebut jadi nggak ikhlas..hehehe...tapi mau dihargain 5 digit koq ya jadi kasihan sama yang beli...hehehe...

Setelah saya pelajari semua kelemahan-kelemahan saya, akhirnya saya menemukan "formula" yang saya terapkan sampai sekarang dan so far so good!!! Begini nih yang saya terapkan, siapa tau bisa teman-teman terapkan juga ya? Disimak yuk!

Flanel itu keunikannya ada di warnanya yang macam-macam dan cerah ceria. Warnanya kadang juga beda-beda tipis dari tiap produsennya atau toko penyedianya. Akan bermasalah kalau misalnya pas tengah-tengah kita membuat suatu kreasi trus kehabisan bahan flanel warna tersebut, kita mesti ke toko bahannya untuk beli lagi kan? Nah supaya warnanya sama persis, saya buat sendiri "Indikator Warna" untuk mempermudah kita mencari bahan flanel dengan warna yang sama dengan yang kita butuhkan. Saya menyebutnya "Indikator Warna" dan bentuknya seperti ini nih:

Masalah stok bahan, gampang-gampang susah nih, karena hampir semua bahan kerajinan tangan satuannya adalah meter, rol, pak, dsb. Pemakaiannya juga tidak selalu tiap kreasi menghabiskan 1 satuan bahan. Akhirnya akan sedikit sulit untuk memonitor stok bahan baku tersebut. Sesuai kondisi saya, akhirnya saya buat pakai kartu stok untuk tiap-tiap bahan dan keluar masuknya stok sebisa mungkin saya update jika tiap satuan terkecil sudah habis. Contoh : Saya punya stok awal pita satin warna merah 3 rol. Kalau sudah terpakai 1 rol, saya update kartu stoknya sehingga stok saya kini sisa 2 rol. Saya juga menetapkan buffer stock untuk tiap-tiap bahan sesuai dengan sering tidaknya bahan-bahan tersebut saya gunakan. Buffer stock itu maksudnya jumlah stok tertentu yang jadi batasan "peringatan" buat kita untuk segera beli lagi sebelum kehabisan. Untuk pita, misalnya, buffer stock saya 1 rol, sehingga jika saat sisa stok saya 1 rol, saya mulai siap-siap untuk beli lagi. Kartu stok saya seperti ini:

Masalah menerima pesanan, saya memberlakukan sistem "waiting list" hehehe...keren kan? Jadi kalau ada yang pesan, tidak peduli dia saudara kita atau teman dekat atau orang lain, kita berlakukan sistem DP. Karena dasarnya saya baru mengerjakan pesanan yang bersangkutan hanya apabila DP sudah saya terima. So...kalau sampai waktu giliran saya mengerjakan pesanannya tapi DP belum saya terima...ya terpaksa saya "skip" ke "waiting list" berikutnya yang sudah DP. Kesannya kejam kali ya? hehehe...tapi ya itu demi profesional kita dan efisiensi waktu.

Kalau tentang pembukuannya sih standar aja koq, sama seperti bisnis lainnya. Ada laporan penjualan, laporan pembelian, laporan kas. Cara manual ataupun komputerisasi sama saja yang penting kita disiplin membukukannya.

Oya, selain itu saya juga membuat "Katalog Kombinasi Warna" seperti ini:

dan membuat "Backup Pola" seperti ini:

Tujuan saya membuat Katalog Kombinasi Warna untuk mempermudah dan mempercepat memadu padankan warna saat saya ingin membuat suatu kreasi. Sedangkan Backup Pola saya buat untuk berjaga-jaga jika suatu saat pola saya ada yang hilang, saya bisa membuatnya lagi sama persis.

Yup! Begitulah kira-kira yang saya lakukan untuk kemudahan saya dalam menjalankan usaha kerajinan flanel saya. Semoga bisa menjadi inspirasi buat teman-teman yang berkecimpung di bisnis kerajinan tangan juga ya?

Selamat berkreasi! ^_^